Berichtswesen

Einführung

Das Berichtswesen (Reporting) ist ein zentraler Bestandteil der Dokumentation von IT-Infrastrukturen. Es ermöglicht, aggregierte Informationen klar und ansprechend zu präsentieren. Docusnap365 verfügt, wie im Abschnitt “Datenquellen” beschrieben, über umfangreiche Daten zur IT-Infrastruktur. Für die effiziente Erstellung von Berichten ist es entscheidend, Informationen gezielt aus diesen Datenquellen zu extrahieren, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Nach Einrichtung einer Datenquelle lassen sich darauf basierend ein oder mehrere Berichte erstellen, die zur weiteren Analyse und Nutzung dienen.

Begrifflichkeiten

Es ist wichtig, folgende Begriffe zu verstehen, um effektiv mit Docusnap365 arbeiten zu können:

• Datenquellen: Sie extrahieren Informationen an eine zentrale Stelle, die als Basis für die Berichtserstellung dient.
• Berichte:
  • Erstellen: Definition des Berichtsinhalts einschließlich der benötigten Daten und Informationen sowie der Formatierung.
  • Generieren: Erstellung eines Berichts basierend auf der definierten Berichtsvorlage und der Befüllung mit Daten aus den Datenquellen.
  • Aktualisieren: Neugenerierung des Berichts, um Zugriff auf aktuelle Daten zu ermöglichen.
• Berichtsvorlage: Anpassung des Deckblatts sowie der Kopf- und Fußzeilen, um den Bericht visuell zu optimieren.

Automatische Berichtserstellung

In Docusnap können Berichte direkt aus einer Datenquelle automatisch erstellt werden, was den Erstellungsprozess erheblich vereinfacht und schnell Ergebnisse liefert. Diese Funktionalität, verfügbar für sowohl hierarchische als auch tabellarische Berichte, macht den Einstieg ins Reporting besonders effizient. Zusätzlich bietet diese Automatisierung den Vorteil, dass keine tiefgehenden technischen Kenntnisse erforderlich sind, was Zeit und Ressourcen spart.

Berichtsformen: hierarchische, tabellarische und leere Berichte

Hierarchischer Bericht

Ein hierarchischer Bericht organisiert Informationen nach einer spezifischen Hierarchie oder Struktur, um komplexe Daten übersichtlich darzustellen. Diese Berichte gruppieren die Daten nach verschiedenen Hierarchieebenen. Sie beginnen typischerweise mit allgemeinen Daten auf der obersten Ebene und werden detaillierter, je tiefer man in die Datenstruktur eintaucht.

Tabellarischer Bericht

Ein “tabellarischer Bericht” zeigt Daten in einer einfachen, flachen Tabelle ohne hierarchische Gliederungen. Diese Berichte sind übersichtlich und leicht verständlich, da sie Informationen zeilenweise präsentieren. Sie eignen sich besonders für die Darstellung einfacher und klarer Daten, bei denen keine Unterscheidung verschiedener Ebenen oder Kategorien notwendig ist. Tabellarische Berichte sind ideal, um spezifische Datensätze einfach und direkt zu analysieren.

Leerer Bericht

Ein leerer Bericht ist ein hochgradig anpassbares Format, das zunächst ohne Daten bereitgestellt wird, um maximale Gestaltungsfreiheit zu bieten. Nutzer können Layout und Datenstruktur nach Bedarf selbst entwerfen, ideal um hierarchische Daten in ein übersichtliches, tabellarisches Format zu überführen. Dieser Berichtstyp ist besonders nützlich, wenn die endgültige Datenanordnung und Präsentationsweise flexibel an spezifische Nutzeranforderungen angepasst werden soll.

Berichte in Docusnap365

Datenmanagement

Nachdem eine Datenquelle definiert und gespeichert wurde, erfolgt das Extrahieren und Sichern der Daten. Der Status der Datenquelle informiert über die Notwendigkeit einer Aktualisierung aufgrund von Änderungen, die manuell initiiert werden muss. Eine einzelne Datenquelle kann zur Erstellung und Generierung unbegrenzter Berichte verwendet werden. Sowohl bei der Erstellung als auch bei der Modifikation eines Berichts werden Datenquelle und Bericht automatisch aktualisiert, wobei der Status den aktuellen Zustand beider anzeigt.

Konfigurationsbereich

Im Konfigurationsbereich, zugänglich über das Zahnradsymbol oben rechts, lassen sich Datenquellen und Berichte definieren und anpassen. Dieser Bereich bietet Möglichkeiten zum Erstellen, Bearbeiten und Generieren von Berichten. Fertiggestellte Berichte werden im Dokumentationsbereich präsentiert, wo sie abgerufen und exportiert werden können.

Dokumentationsbereich

Im Hauptmenü unter den Abschnitten “Dokumentation” und “Berichte” können erstellte Berichte aufgerufen, exportiert und aktualisiert werden.

Berichtsformate

Standardmäßig werden Berichte in Docusnap365 im PDF-Format angezeigt. Bei Bedarf können diese auch in anderen Formaten wie DOCX, ODT, XPS und HTM heruntergeladen werden.