Support

Einführung

Support-Mitarbeiter haben grundsätzlich keinen Zugriff auf die Subscription eines Kunden oder Interessenten. Für spezifische Unterstützungsanfragen durch den Docusnap-Support kann jedoch in Ausnahmefällen ein Zugriff auf die Subscription erforderlich sein. Dieser Zugriff kann nur durch eine explizite Genehmigung des Kunden oder Interessenten erfolgen. Zur weiteren Erhöhung der Sicherheit wurde eine Funktionalität implementiert, die es ermöglicht, diesen Zugriff zeitlich zu begrenzen. Diese Maßnahme stellt sicher, dass der Zugriff auf die Subscription strikt kontrolliert und auf den notwendigen Zeitraum beschränkt wird, um Datenschutz und Datensicherheit zu maximieren.

In der Benutzerverwaltung auf my.docusnap.com wird der vom Kunden autorisierte Support-Benutzer sichtbar. Der Docusnap-Support-Benutzer ist durch die Plus-Adressierung erkennbar und folgt dem Format support+[VertragsnummerOhneLeerzeichen]@docusnap.com.

Ablauf

• Anfrage durch den Docusnap-Support: Es erfolgt eine formelle Anfrage an den Kunden oder Interessenten, ob ein Zugriff auf die Umgebung für Supportzwecke möglich und erlaubt ist.
• Erteilung der Zugriffsfreigabe: Der Kunde oder Interessent erteilt die Freigabe für den Zugriff, wobei er auch die Dauer der Zugriffsberechtigung festlegt.
• Erstellung eines Benutzerkontos: Nach Erteilung der Zugriffsfreigabe wird für den Docusnap-Support ein eigener Benutzeraccount erstellt, der auf den genehmigten Zeitraum beschränkt ist.
• Entzug der Zugriffsberechtigung: Die Zugriffsberechtigung kann entweder manuell durch den Kunden oder Interessenten entzogen werden, oder sie wird automatisch nach Ablauf der genehmigten Tage aufgehoben. In beiden Fällen wird das Benutzerkonto des Docusnap-Supports vollständig entfernt.
• Protokollierung der Zugriffserteilungen: Sämtliche Zugriffserteilungen sowie deren Dauer und Entzug werden ausführlich protokolliert, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten und die Sicherheitsstandards einzuhalten.

Erteilung und Entzug der Zugriffsberechtigung

Der Zugriff auf die Docusnap365-Umgebung kann über Docusnap365 oder über myDocusnap erteilt werden.

Docusnap365

Die Erteilung des Zugriffs erfolgt im Konfigurationsbereich von Docusnap365. Dafür ist das Zahnradsymbol in der oberen Leiste anzuklicken, um in die Konfiguration zu gelangen. Unter „Sonstiges“ ist dann der Menüpunkt „Support“ auszuwählen. Mit dem Button „Zugriff erlauben“ öffnet sich ein Dialogfenster zur Festlegung der Gültigkeitsdauer des Zugriffs. Dieser Vorgang wird durch Klicken auf „Zugriff erteilen“ abgeschlossen. In der Liste erscheint daraufhin ein Eintrag, der die Gültigkeitsdauer (von-bis) und den aktuellen Status (aktiv/inaktiv) der Zugriffsberechtigung zeigt.

Die Aufhebung der Zugriffsberechtigung wird durch den Button „Zugriff entziehen“ vorgenommen. Dieser Button ist ausschließlich sichtbar, wenn eine aktive Zugriffsberechtigung besteht.

myDocusnap

Die Erteilung des Zugriffs kann alternativ in myDocusnap vorgenommen werden. Dafür ist der entsprechende Vertrag für den Zugriff auszuwählen. In der Detailansicht befindet sich eine Kachel für „Support Zugriff erteilen“. Ein Klick darauf öffnet ein Dialogfenster zur Festlegung der Gültigkeitsdauer des Zugriffs. Der Vorgang wird durch Betätigen von „Zugriff erteilen“ abgeschlossen.

Die Aufhebung der Zugriffsberechtigung wird über die Kachel „Support Zugriff entziehen“ vorgenommen. Diese Kachel ist ausschließlich sichtbar, wenn eine aktive Zugriffsberechtigung besteht.